Faks yang ditandai mendesak - berikan kepada bos lebih cepat, email yang memenuhi kotak harus dibongkar, setumpuk surat dan beberapa paket yang dibawa oleh tukang pos harus segera "tersebar" di seluruh departemen, dan karyawan menulis aplikasi liburan. Di sini Anda memiliki iklan dan dokumen akuntansi penting. Pekerjaan sekretaris itu sulit! Layak kehilangan satu "kertas", karena ternyata nasib organisasi dan karier Anda bergantung padanya. Untuk selalu dapat menemukan dokumen ini atau itu, Anda harus dapat mendaftarkan korespondensi dengan benar.
Diperlukan
- Daftar korespondensi masuk,
- log surat keluar,
- notebook dengan volume 96 lembar,
- bentuk organisasi,
- folder.
instruksi
Langkah 1
Anda perlu mendaftarkan semua korespondensi masuk dan keluar, apalagi, pada hari penerimaan atau pengiriman. Korespondensi dari semua jenis tunduk pada pendaftaran: kiriman pos, email, faks, dikirimkan secara pribadi ke tangan pesan. Email penting (masuk dan keluar) harus dicetak dan dicatat dengan cara yang sama seperti jenis korespondensi lainnya. Selain itu, perlu untuk mendaftarkan korespondensi internal: memo, memo layanan, catatan penjelasan, pernyataan, keluhan.
Langkah 2
Untuk mendaftarkan korespondensi, simpan log pendaftaran khusus. Bergantung pada volume korespondensi dari jenis tertentu, Anda dapat membuat jurnal umum korespondensi masuk dan keluar, atau juga memecahnya berdasarkan jenis. Misalnya membuat jurnal untuk mencatat email masuk dan keluar. Terlepas dari volume korespondensi, akan lebih mudah untuk membuat jurnal terpisah untuk mendaftarkan faks masuk dan keluar.
Langkah 3
Jika Anda tidak memiliki jurnal khusus pendaftaran korespondensi, dicetak di percetakan, ambil buku catatan biasa dan sebarkan. Dalam log surat masuk, tunjukkan nomor pesan, tanggal penerimaan, serta jenis korespondensi, jika Anda memiliki log umum untuk semua jenis pesan, dari elektronik hingga faksimili. Di kolom terpisah, jelaskan secara singkat isi surat itu. Di kolom berikutnya, tulis resolusi kepala dan nama orang yang diserahkan surat itu untuk dieksekusi. Dalam praktiknya, jika masalah dikendalikan oleh orang tertentu, banyak surat yang tidak sampai ke manajer, tetapi segera dikirim ke pelaku, jadi Anda tidak boleh membuat kolom ini besar. Dianjurkan untuk meninggalkan tempat untuk tanda tangan di bawah nama pemain atau di sebelahnya, yang menunjukkan bahwa ia telah menerima dokumen tersebut. Jika ketua telah menginstruksikan sekretaris untuk mengontrol "eksekusi" dokumen, maka di kolom terpisah catatan tentang kontrol ditulis dengan tinta merah (huruf "K" atau kata "kontrol"). Setelah menyelesaikan eksekusi pesanan yang terkait dengan dokumen ini, beri tanda pada eksekusi, serta transfer surat "ke kasus" (sebutkan nomor kasus dan tanggal pembentukannya).
Langkah 4
Register korespondensi juga diperlukan untuk semua pesan keluar. Pada log surat keluar, kolomnya lebih sedikit dibandingkan dengan log surat masuk. Serta dalam daftar surat masuk, buatlah dalam daftar surat keluar kolom dengan nomor urut surat, kolom dengan tanggal, hanya pengiriman, dengan jenis korespondensi yang dikirim (jika perlu), dengan ringkasan pesan, nama keluarga pembuat dokumen (surat), serta kolom dengan nomor kasus, tempat salinan pesan diajukan.
Langkah 5
Secara khusus, Anda harus mendaftarkan korespondensi yang Anda kirim melalui surat. Pendaftaran surat yang dikirim melalui pos dilakukan pada kop surat organisasi. Lebih baik mengirim tidak lebih dari 7-10 surat sekaligus. Dengan tangan atau di komputer, pada formulir, tulis tanggal pengiriman, di bawah ini, untuk setiap surat yang dikirim melalui pos, tunjukkan nomor seri catatan, nama organisasi, lokasinya (Anda hanya dapat menentukan kota atau wilayah). Sisakan sedikit ruang di sebelah kanan. Di sini, setelah menerima cek melalui pos, Anda harus memasukkan nomor surat darinya (biasanya 6-8 digit). Di bawah nama organisasi untuk setiap pengiriman, tulis nomor dan tanggal dokumen yang akan dikirim, atau detail lain yang memungkinkan untuk diidentifikasi. Di kantor pos, daftar ini disertifikasi oleh cap pos. Anda dapat menyimpannya di folder terpisah atau di folder tempat pesan keluar disimpan.
Langkah 6
Jurnal terpisah diperlukan untuk mencatat setiap jenis korespondensi internal. Di setiap jurnal, tunjukkan nomor dokumen, tanggalnya, nama belakang pencetus, ringkasan, resolusi kepala, nama keluarga pelaksana, tanda kontrol, serta nomor kasus.
