Aktivitas perusahaan atau organisasi apa pun, terlepas dari bentuk kepemilikannya, tidak mungkin tanpa manajemen dokumen, yang sebenarnya merupakan konfirmasi dari aktivitas ini. Penyatuan sirkulasi dokumen dibuat kembali pada tahun 79-an abad terakhir, tetapi standar yang dibuat saat itu, dengan sedikit perubahan dan penambahan, masih berlaku sampai sekarang.
instruksi
Langkah 1
Sistem manajemen dokumen terpadu yang diperlukan untuk mendukung kegiatan organisasi mencakup tiga jenis dokumen:
- organisasi;
- administrasi;
- informasi dan referensi.
Jenis dokumen yang terakhir adalah tambahan dalam kaitannya dengan dua yang pertama dan, tidak seperti mereka, tidak wajib untuk dieksekusi. Mereka berisi informasi layanan khusus yang diperlukan baik untuk membuat keputusan manajerial maupun untuk pemahaman dan implementasi yang benar.
Langkah 2
Dokumen referensi meliputi: buletin bisnis; telegram dan pesan telepon; pelayanan, laporan dan catatan penjelasan; ringkasan, ulasan dan laporan informasi, tindakan. Isi dari dokumen-dokumen ini hanya dapat diperhitungkan atau mendorong tindakan berdasarkan informasi ini. Ini adalah bagian penting dari alur kerja, yang tanpanya mustahil untuk mengatur proses produksi apa pun.
Langkah 3
Jika kita berbicara tentang jenis informasi dan dokumen referensi tertentu, sebagian besar dari mereka, sebagai aturan, adalah surat informasi, di mana penulis memberi tahu responden beberapa fakta, informasi tentang barang, acara atau kegiatan yang akan datang. Mereka dapat bersifat proaktif dan tertulis dalam bentuk laporan pelaksanaan tugas yang diberikan dari organisasi induk dengan tingkat manajemen tertinggi. Surat penjualan motivasi diri juga mengacu pada informasi dan dokumen referensi.
Langkah 4
Ringkasan, ikhtisar atau catatan informasi - dokumen yang berisi deskripsi beberapa jenis fakta, hal, atau peristiwa yang sama di mana ringkasan singkat mungkin ada, tetapi persyaratan ini tidak wajib. Sertifikat biasa dapat disiapkan atas permintaan pihak atau individu yang berkepentingan dan berfungsi sebagai dokumen yang mengkonfirmasi fakta apa pun. Ini adalah, misalnya, sertifikat gaji, komposisi keluarga, tempat kerja atau studi, dll.
Langkah 5
Service note biasanya digunakan sebagai pertukaran informasi antar departemen yang tidak secara langsung bergantung pada produksi. Laporan ditulis kepada atasan langsung untuk menginformasikan tentang fakta-fakta yang perlu dia ketahui saat bertugas. Pernyataan penjelasan digunakan dalam kasus pelanggaran disiplin kerja, mereka ditulis oleh pelanggar sendiri untuk menjelaskan tindakan mereka. Tindakan yang mengkonfirmasi fakta tertentu dibuat secara kolektif dan ditandatangani oleh setidaknya 3 peserta dalam cek atau tindakan.
