Manajemen personalia adalah tanggung jawab departemen SDM organisasi. Pembentukan dan pemeliharaan arsip pribadi karyawan dilakukan setelah penandatanganan pesanan untuk pekerjaannya.
Diperlukan
- - dokumen karyawan yang dipekerjakan (paspor, dokumen pendidikan);
- - dokumen yang dibuat saat perekrutan dan dalam proses aktivitas kerja karyawan;
- - foto karyawan berukuran 3x4 cm;
- - folder pengikat.
instruksi
Langkah 1
Cetak dan berikan kepada karyawan yang dipekerjakan, formulir lembar pribadi untuk catatan personel dan otobiografi, minta karyawan untuk mengisinya dengan tangan. Biarkan karyawan membubuhkan tanda tangan dan tanggalnya pada dokumen yang telah dilengkapi. Tempelkan foto karyawan di halaman pertama lembar SDM pribadi Anda.
Langkah 2
Ambil pengikat biasa dan cetak dan rekatkan lembar sampul file pribadi Anda di atasnya. Buat salinan paspor (halaman dengan foto, pendaftaran, status perkawinan), dokumen pendidikan karyawan, letakkan di file pribadi. Lampirkan juga karakteristik, rekomendasi, resume karyawan, lamaran kerja. Jika organisasi menyimpan kontrak kerja dan pesanan personel secara terpisah, buat salinannya dan simpan dalam arsip pribadi.
Langkah 3
Juga arsipkan dalam arsip pribadi Anda salinan deskripsi pekerjaan dan dokumen lain yang terkait dengan pendaftaran pekerjaan karyawan. Jangan lupa untuk melampirkan otobiografi dan lembar catatan pribadi Anda (biasanya diletakkan di awal arsip pribadi Anda). Beri nomor semua lembar file pribadi Anda, dimulai dengan salinan paspor dan dokumen pendidikan Anda. Buat inventaris internal dari dokumen yang disimpan dalam file pribadi dan letakkan di awal file pribadi.
Langkah 4
Lengkapi file pribadi karyawan dalam proses pekerjaannya dengan salinan berbagai dokumen tentang pelatihan lanjutan (salinan ijazah, sertifikat, sertifikat, dll.), dokumen yang mengkonfirmasi terjemahan (pernyataan, perjanjian tambahan untuk kontrak kerja, salinan atau salinan kedua dari perintah, dll.).), perintah pengenaan denda atau insentif dan dokumen lainnya.
Langkah 5
Lengkapi file pribadi tentang pemecatan seorang karyawan dari organisasi dengan dokumen pemecatan: surat pemecatan, kesepakatan para pihak, salinan atau salinan kedua perintah pemecatan, dan dokumen lainnya.
Langkah 6
Siapkan file pribadi karyawan yang diberhentikan untuk ditransfer ke arsip. Untuk melakukan ini, atur dokumen menurut kronologi tanggal dalam urutan berikut:
- catatan pribadi personel dan otobiografi;
- salinan paspor dan dokumen pendidikan;
- dokumen untuk pekerjaan;
- dokumen yang dibuat oleh departemen personalia selama masa kerja karyawan;
- dokumen pemecatan (lengkapi file pribadi).
Beri nomor lembar file pribadi, daftarkan ulang inventaris internalnya, serahkan dokumen ke arsip.
Langkah 7
Dalam proses pekerjaan kantor, dokumen-dokumen arsip pribadi berada di dalamnya dalam kronologi waktu terbalik, yaitu. pada awal kasus, dokumen pemecatan diposting; di belakang mereka - dokumen tentang transfer karyawan, perintah tentang insentif dan hukuman, dll.; di belakang mereka - dokumen tentang pekerjaan dan salinan dokumen tentang pendidikan, dll.
