Ketika diperlukan untuk mengirim dokumen resmi ke penerima: pernyataan, klaim, salinan pernyataan klaim, dan lainnya - korespondensi tidak hanya penting, tetapi signifikan secara hukum. Agar penyerahan itu terjadi dari sudut hukum, perlu mengikuti prosedur tertentu.
instruksi
Langkah 1
Siapkan dokumen yang akan dikirim ke penerima dalam rangkap dua. Salah satu dari mereka harus tetap bersamamu.
Langkah 2
Jika memungkinkan, kirimkan dokumen secara langsung. Serahkan langsung kepada penerima atau wakilnya yang sah. Kuasa perwakilan dapat disertifikasi oleh surat kuasa atau mengikuti undang-undang. Lebih aman untuk menyerahkan korespondensi yang ditujukan kepada orang pribadi tanpa tanda terima. Jika Anda mentransfer dokumen ke badan hukum, lakukan melalui sekretariat atau kantor. Jika penerima adalah pejabat, Anda dapat menggunakan salah satu opsi ini.
Langkah 3
Dalam hal pengiriman pribadi, pastikan untuk memastikan bahwa salinan Anda berisi tanda terima dari orang yang menerima korespondensi. Orang yang Anda berikan dokumen harus menulis kata "diterima", nama belakang dan inisialnya, serta tanggal saat ini dan, tentu saja, meninggalkan tanda tangan. Jika dia adalah karyawan organisasi, indikasi posisinya juga harus dibuat.
Langkah 4
Bila perlu, teruskan korespondensi kepada penerima melalui kurir atau perantara, tidak lupa untuk memberi tahu mereka tentang siapa dan bagaimana cara mengirimkannya.
Langkah 5
Jika Anda tidak dapat mengirimkan korespondensi secara langsung, atau penerima menolak untuk menerimanya, gunakan layanan surat. Itu harus dikirim melalui surat tercatat dengan pemberitahuan dan daftar lampiran. Dalam beberapa kasus, ini adalah satu-satunya pilihan di mana pengadilan atau badan berwenang lainnya mengakui layanan tersebut sebagai valid. Sebagai konfirmasi fakta bahwa penerima telah menerima surat itu, sebuah dokumen akan dikembalikan kepada Anda - pemberitahuan surat. Inventarisasi lampiran diperlukan agar bukti pengiriman melalui pos bukan surat kosong atau dokumen asing yaitu yang perlu dilayani.
Langkah 6
Setelah pemberitahuan dikembalikan kepada Anda, lampirkan dan daftar lampiran ke salinan dokumen yang tersisa. Simpan sampai tidak diperlukan lagi.
