Surat penolakan adalah bagian yang sangat spesifik dari korespondensi bisnis. Ini harus berisi tanggapan negatif terhadap permintaan klien atau proposal mitra. Pada saat yang sama, penting untuk menjaga hubungan baik dengan penerima surat. Untuk mengekspresikan posisi Anda dengan tegas, tetapi tidak menyinggung penerima dan meninggalkan kesan yang baik tentang diri Anda, ikuti aturan dasar untuk menulis penolakan.
Diperlukan
- - kop surat resmi organisasi;
- - komputer;
- - Pencetak.
instruksi
Langkah 1
Draf surat Anda. Jangan abaikan tahap persiapan dokumen ini. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengatur pikiran Anda dan memilih frasa yang paling benar.
Langkah 2
Mulai teks dengan alamat tradisional ke penerima: "Ivan Ivanovich yang terhormat!" atau "Tuan Ivanov yang terhormat!" Jangan menggunakan kata-kata lain, karena penolakan tertulis adalah resmi.
Langkah 3
Di sudut kiri atas, tunjukkan penerima surat: nama perusahaan, posisi, nama keluarga, inisial karyawan atau nama keluarga dan inisial orang pribadi. Informasi tentang perusahaan Anda akan disajikan pada kop surat resmi di sudut kanan atas.
Langkah 4
Tulis bagian utama dokumen. Pertama, ulangi permintaan atau proposal yang telah diterima. Tentu saja, Anda tidak perlu menulis ulang sepenuhnya teks dokumen yang masuk. Cukuplah untuk meringkas esensinya dalam beberapa kata, menggunakan percakapan bisnis tradisional: "Sesuai dengan permintaan Anda untuk salinan pesanan …" atau "Sebagai tanggapan atas permintaan Anda untuk memperpanjang jangka waktu pinjaman lunak, kami informasikan …".
Langkah 5
Selanjutnya, sebutkan alasan penolakan tersebut. Penjelasan untuk jawaban negatif harus singkat, logis, pada intinya tegas, tetapi tidak kasar dalam bentuknya. Jangan mendistorsi situasi, jangan menyajikan fakta yang tidak ada dan argumen yang tidak masuk akal. Bila memungkinkan, buat cadangan kata-kata Anda dengan mengacu pada undang-undang dan peraturan. Tapi jangan sampai ekstrem. Membebani surat dengan penjelasan yang panjang dan permintaan maaf yang bertele-tele, Anda berisiko membuat marah penerima.
Langkah 6
Mulailah bagian akhir surat dengan kata-kata standar yang memungkinkan Anda untuk tetap sopan, tetapi bersikeras dalam keputusan Anda: "Mengingat fakta di atas, sayangnya, kami harus menolak untuk bekerja sama dengan perusahaan Anda" atau "Kami menyesal untuk memberitahu Anda bahwa tidak mungkin untuk memperpanjang batas kredit lebih lanjut." …
Langkah 7
Cobalah untuk mengurangi penolakan. Untuk tujuan ini, beri tahu penerima tentang opsi lain untuk kerja sama, tentang layanan baru perusahaan Anda yang dapat ia gunakan dengan persyaratan preferensial, tentang kemungkinan mempertimbangkan kembali permintaannya setelah waktu tertentu, dll. Semua informasi harus benar-benar benar dan mutakhir.
Langkah 8
Baca kembali draf surat. Perbaiki kesalahan, buat tambahan dan koreksi yang diperlukan. Cetak penolakan pada kop surat resmi organisasi, tandatangani dengan manajer dan kirimkan ke penerima.
