Sebuah telephonogram berarti nama umum untuk dokumen yang dikirimkan secara lisan melalui telepon. Ini digunakan untuk mengirimkan informasi layanan, sebagai suatu peraturan, dalam kasus-kasus darurat ketika penerima perlu diberitahu tentang sesuatu yang mendesak, mengirim pesan, mengirim undangan.
Diperlukan
alat tulis, nomor telepon penerima, jurnal surat keluar, komunikasi telepon
instruksi
Langkah 1
Siapkan teks pesan telepon. Nyatakan inti pesan secara singkat, panjang teks yang disarankan tidak lebih dari 50 kata. Jika pesan telepon berisi indikasi suatu peristiwa yang akan terjadi di masa depan: rapat, rapat, menyusun tindakan, dll., maka pastikan Anda menunjukkan tempat dan waktu spesifik acara tersebut.
Teks harus diberi kata-kata sedemikian rupa untuk mengecualikan kemungkinan interpretasi ganda.
Langkah 2
Buat pesan telepon di atas kertas sesuai dengan aturan untuk membuat surat dari kepala. Dengan demikian, dokumen dengan teks harus diberikan persyaratan: nomor unik dan tanggal kompilasi. Pesan telepon ditandatangani oleh orang yang atas namanya akan dikirimkan.
Langkah 3
Tentukan penerima pesan telepon. Jika ada beberapa penerima, buat daftar penerima selain teks pesan. Daftar semacam itu disusun pada lembar terpisah, berisi nama-nama organisasi tempat pesan telepon dan nomor telepon yang sesuai harus dikirim.
Langkah 4
Daftarkan pesan telepon di log korespondensi keluar. Jika pesan telepon jarang terjadi dalam alur kerja Anda, gunakan jurnal umum untuk mendaftar. Jika Anda secara teratur menggunakan metode transfer informasi ini, buat jurnal terpisah untuk pesan telepon, sehingga akan lebih mudah bagi Anda untuk menavigasi.
Langkah 5
Hubungi penerima dan minta untuk menerima pesan telepon. Cari tahu dan catat posisi, nama keluarga, nama, patronimik orang yang menerima pesan telepon.
Langkah 6
Beri tahu pelanggan:
- posisi, nama keluarga, nama, patronimik orang yang atas namanya pesan telepon dikirim;
- posisi Anda, nama keluarga, nama, patronimik dan nomor telepon.
Mendikte teks pesan telepon. Setelah Anda mengirimkan teks, minta pelanggan untuk membaca ulang pesan telepon untuk memeriksa kebenaran rekamannya.
Langkah 7
Cari tahu dari pelanggan nomor registrasi yang masuk dari pesan telepon, tuliskan.
