Sekretaris berpengalaman tahu bahwa korespondensi bisnis terdiri dari dua pertiga pertanyaan dan tanggapan kepada mereka. Tujuan utama dari pertanyaan tertulis adalah untuk mendapatkan informasi dari penerima. Penulis surat mengharapkan untuk menerima jawaban yang paling mungkin, yang akan diberikan kepadanya dalam jangka waktu yang ditentukan oleh undang-undang atau ditunjukkan dalam permintaan. Tidak ada aturan ketat untuk memproses pertanyaan tertulis. Namun, ada beberapa persyaratan umum untuk korespondensi bisnis yang harus diikuti saat mempersiapkannya.
Diperlukan
- - Formulir perusahaan;
- - kertas A4;
- - pena;
- - komputer;
- - Pencetak.
instruksi
Langkah 1
Cetak surat pertanyaan pada kop surat organisasi jika Anda melamar atas nama tim dan untuk alasan resmi ke organisasi lain atau individu. Warga negara yang mengirim permintaan ke institusi mana pun harus menuliskannya dengan jelas atau mencetaknya di lembar A4.
Langkah 2
Tunjukkan di sudut kanan atas surat informasi tentang penerima: nama lengkap posisinya, nama keluarga dan inisial, alamat pos organisasi (jika perlu). Informasi tentang perusahaan pengirim ada di sisi kiri formulir. Pada jalur khusus, petugas harus mencantumkan nomor dan tanggal surat keluar. Jika Anda melamar atas nama Anda sendiri, tuliskan data Anda sendiri di bawah ini: nama belakang, nama depan, patronimik (tanpa singkatan), alamat rumah, nomor telepon kontak. Misalnya: "Kepada Direktur LLC" Dini Hari "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, bertempat tinggal di alamat: Nsk, Pervaya st., 15, apt. 15, telepon 00-00-00".
Langkah 3
Tulis judul untuk email Anda. Ini harus secara singkat mencerminkan esensi dari seruan tertulis, misalnya: "Pada ukuran lot minimum biji daisy dan harga grosir untuk mereka." Pada kop surat, letakkan alat peraga ini di sebelah kiri. Saat berbicara atas nama seseorang, Anda cukup menunjukkan format surat dengan mengetik di tengah baris frasa "surat pertanyaan", "permintaan tertulis" atau "surat permintaan".
Langkah 4
Buka pernyataan permintaan itu sendiri. Ini akan menjadi bagian utama surat Anda. Dalam 1-2 kalimat pertama, jelaskan alasan dan tujuan Anda ingin menerima informasi ini atau itu. Misalnya: “Pada bulan Mei, anggota kemitraan kebun“Sedih”merencanakan untuk melakukan pembelian biji aster dalam jumlah besar. Setelah memeriksa brosur iklan perusahaan Anda, kami memutuskan untuk menggunakan layanan yang ditawarkan. Sehubungan dengan itu, mohon kirimkan informasi berikut ke alamat di bawah ini.”
Langkah 5
Rumuskan setiap pertanyaan. Cobalah untuk tepat dan ringkas. Jangan membuat kalimat terlalu panjang, termasuk 2-3 pertanyaan sekaligus. Pastikan untuk memberi tanda tanya di akhir - ini akan menyoroti topik utama secara visual. Jika ada beberapa pertanyaan, isilah dengan daftar bernomor. Misalnya: “1. Berapa ukuran lot benih minimum? Berapa harga 1 karung benih grosir dan eceran? Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman batch yang dibeli? Dokumen apa yang harus diserahkan untuk menyimpulkan perjanjian pasokan antara perusahaan Anda dan kemitraan berkebun?"
Langkah 6
Akhiri surat dengan ucapan terima kasih. Anda juga dapat dengan bijaksana menunjukkan kerangka waktu yang diinginkan untuk menerima tanggapan, misalnya: “Terima kasih sebelumnya atas tanggapan Anda. Kami berharap dapat menerima daftar harga dalam waktu seminggu.” Di baris terakhir, tanda tangani (atas nama organisasi, kepala ditandatangani) dan tanggalnya.
