Surat pertanyaan adalah bagian dari korespondensi bisnis antara organisasi atau antara organisasi dan warga. Tujuan utamanya adalah untuk mendapatkan oleh penulis dari penerima informasi atau dokumen resmi. Saat membuat permintaan tertulis, aturan tertentu harus diikuti.
Itu perlu
- - Formulir perusahaan;
- - kertas A4;
- - komputer tempat editor teks diinstal;
- - Pencetak;
- - amplop.
instruksi
Langkah 1
Siapkan draf surat. Jika Anda mengajukan permintaan atas nama organisasi, gunakan kop surat. Permintaan pribadi dapat ditulis tangan atau dicetak di atas kertas A4 biasa.
Langkah 2
Buat header untuk surat itu. Ini termasuk rincian kedua belah pihak, judul, banding. Tempatkan informasi tentang penerima surat di sebelah kanan, di sudut atas lembar. Buat daftar posisi, nama keluarga, dan inisial pejabat yang kepadanya permintaan itu dikirim, misalnya, "Kepada kepala departemen pendidikan administrasi wilayah Tomsk, II Ivanov".
Langkah 3
Cara penyajian rincian penulis surat tergantung pada status hukumnya. Jika pengirim permintaan adalah sebuah organisasi, maka informasi tentangnya diberikan pada formulir di sudut kiri atas. Seorang warga negara yang secara mandiri menyiapkan banding resmi harus segera setelah rincian penerima mencantumkan datanya: nama keluarga lengkap, nama dan patronimik, alamat pendaftaran dan tempat tinggal yang sebenarnya, nomor telepon kontak. Misalnya: "Kepada Direktur Jenderal LLC" Manajemen Perusahaan "I. I. Ivanov Sidorov Petr Petrovich, terdaftar di alamat: Izhevsk, st. Pertama, d.1, apt. 1, bertempat tinggal di alamat: g. Izhevsk, Vtoraya st., 2, apt. 2, telepon: 33-33-33".
Langkah 4
Rumuskan judul email Anda. Itu harus secara singkat mencerminkan esensi permintaan, misalnya: "Tentang penyediaan informasi tentang rata-rata staf tim untuk paruh pertama tahun ini." Ketik judul di sebelah kiri di bawah detail organisasi Anda. Elemen ini tidak digunakan dalam permintaan pribadi.
Langkah 5
Berangkat dari judul surat atau dari rincian para pihak 2-3 baris dan ketik banding ke penerima. Dalam permintaan organisasi, gunakan formulir bisnis: "Ivan Ivanovich yang terhormat!" atau "Tuan Ivanov yang terhormat!" Dalam baris ini, seseorang hanya dapat menunjukkan jenis banding, tanpa menyebutkan nama dan patronimik koresponden, misalnya, "permintaan", atau "permintaan informasi", atau "permintaan informasi".
Langkah 6
Tulis badan surat Anda. Di dalamnya, jelaskan secara singkat situasi sehubungan dengan mana Anda mengirim permintaan ini, membenarkan kebutuhan untuk memberi Anda informasi yang diminta. Mengungkapkan pikiran dan fakta dengan benar dan tanpa emosi. Jika perlu, lihat undang-undang yang berlaku yang menjamin hak Anda untuk menerima informasi resmi.
Langkah 7
Anda dapat melampirkan salinan dokumen ke surat itu. Dalam teks setelah bagian utama, pastikan untuk menunjukkan jumlah lampiran dan volume masing-masing, misalnya: "Lampiran: 1. Salinan paspor warga negara Federasi Rusia pada 1 lembar. dalam 1 salinan 2. Fotokopi akta nikah, 1 lembar. dalam 1 salinan."
Langkah 8
Harap tambahkan tanggal dan tanda tangan pribadi di akhir permintaan Anda. Dokumen yang dikirim atas nama organisasi ditandatangani oleh kepala. Tunjukkan nomor dan tanggal surat keluar di baris khusus formulir.
Langkah 9
Periksa draf permintaan, perbaiki jika ada kesalahan. Organisasi seringkali perlu mengoordinasikan surat dengan karyawan yang bertanggung jawab. Kemudian cetak versi yang telah diedit dan kirimkan.
