Ketika sebuah organisasi mengumpulkan dokumentasi yang memerlukan penyimpanan jangka pendek atau jangka panjang, perlu untuk mengaturnya dan menstaples folder dengan soft cover atau hard cover. Setiap kasus tertentu mungkin memiliki persyaratannya sendiri untuk desain arsip dan urutan pekerjaan, karena tidak ada standar legislatif yang ketat di bidang ini. Namun, ini mendefinisikan prinsip dasar yang biasanya dipatuhi oleh juru tulis berpengalaman.
Diperlukan
- - pensil timah hitam;
- - penusuk klerikal (atau perangkat UPD);
- - penjepit;
- - jarum jahit;
- - tali atau benang nilon;
- - gunting;
- - selembar kertas putih;
- - lem alat tulis;
- - menutupi.
instruksi
Langkah 1
Setelah memeriksa nilai dokumentasi, beri nomor dengan menempatkan nomor seri (dalam urutan kronologis) di sudut kanan atas setiap lembar dengan pensil timah hitam. Mulailah dengan pembalikan pertama; daftar judul dokumen yang dimuat dan halaman terakhir tidak perlu diberi nomor. Pastikan bahwa nomor tidak masuk ke dalam teks.
Langkah 2
Buat dua pasang lubang dengan penusuk klerikal khusus di tengah margin kiri setiap dokumen. Agar tumpukan kertas tidak berantakan, kencangkan dengan penjepit. Sebagai aturan, panitera menempatkan lubang dalam garis vertikal, meninggalkan setidaknya 3 cm di antara setiap lubang. Jika lembaran memiliki margin yang sempit, Anda dapat merekatkan strip putih ke tepi.
Langkah 3
Gunakan mesin khusus untuk mem-flash dokumentasi (UPD). Ini akan mengurangi pekerjaan Anda secara signifikan, karena dengan perangkat ini Anda dapat menembus tumpukan dokumen setebal 10 cm sekaligus. Baca instruksi dengan cermat dan kerjakan dengan hati-hati - bor menjadi sangat panas.
Langkah 4
Mulailah menjahit folder menggunakan benang bank khusus atau benang nilon yang kuat dan jarum jahit. Flash arsip dua kali untuk komit yang aman. Tarik "ekor" kabel yang longgar (sekitar 5-6 cm) melalui lubang tengah di sisi jahitan "buku" dan buat simpul yang kuat.
Langkah 5
Potong lingkaran (berdiameter sekitar 4 cm) dari kertas putih tebal dan rekatkan simpulnya. Gunakan lem alat tulis biasa. Ambil stiker dengan segel, tempelkan tanda tangan sertifikasi dan tanggal di bawahnya. Jika map tersebut sudah diikat tanpa halaman konfirmasi, maka diperbolehkan menempelkannya di bagian dalam sampul.
Langkah 6
Selipkan folder bertali ke dalam sampul khusus atau ikat dokumen dengan mesin. Untuk arsip jangka panjang, disarankan untuk memilih sampul keras, dalam kasus lain "pakaian" karton atau dari kertas berlapis tebal juga cocok. Bagaimanapun, itu harus menjadi produk percetakan bisnis, dirancang sesuai dengan gaya perusahaan.
