Berbagai folder dan pengklasifikasi telah lama menjadi bagian tidak hanya kantor tetapi juga lingkungan rumah. Memang, ini adalah cara yang sangat nyaman untuk menyimpan serta distribusi tematik dokumen. Tetapi ketika ada terlalu banyak folder, ada masalah distribusinya di ruang kerja.
Diperlukan
- - folder;
- - baki kertas;
- - stiker;
- - kotak;
- - pena.
instruksi
Langkah 1
Pahami isi folder. Ini harus diatur menurut beberapa prinsip umum untuk membuatnya lebih mudah untuk menemukan dokumen tertentu. Misalnya, siswa harus menentukan folder untuk setiap mata pelajaran. Seorang pekerja dapat melakukan pendistribusian berdasarkan bidang kegiatan, serta mengalokasikan dua atau tiga map untuk surat-surat yang sangat penting atau mendesak. Setelah memilih sistem klasifikasi, atur semua kertas sesuai dengan sistem dan tempelkan stiker pada folder dengan catatan apa yang disimpan di dalamnya.
Langkah 2
Cari tahu cara terbaik untuk mengatur folder yang dihasilkan. Jika ukurannya besar dan stabil, Anda bisa mengaturnya di rak berdasarkan tema. Folder tipis dan fleksibel paling baik disimpan secara horizontal. Namun, tumpukan besar tidak nyaman digunakan, jadi susunlah di baki kertas sekaligus. Saat melakukan ini, amati juga klasifikasi tematik untuk memudahkan pencarian informasi.
Langkah 3
Jika Anda membutuhkan folder tipis untuk diletakkan di rak, gunakan pembagi. Itu bisa berupa partisi yang memisahkan satu bagian rak dari yang lain, atau dalam bentuk baki terbuka vertikal untuk kertas. Dengan demikian, ketika Anda menghapus satu folder dari rak, sisanya tidak akan mulai jatuh dan tidak akan berantakan.
Langkah 4
Untuk jumlah folder yang sangat banyak, seperti mengatur penyimpanan di arsip perusahaan, gunakan sistem penyimpanan di rak. Dengan demikian, kertas disimpan di penyimpanan negara. Pada saat yang sama, folder disimpan dalam kotak khusus yang dipasang di rak. Keunikan kotak-kotak ini adalah mereka tidak terbuka dari atas, tetapi dari samping, yang memungkinkan Anda mendapatkan folder yang Anda butuhkan. Tanpa mengeluarkan seluruh wadah berat dari rak. Di sampul samping yang sama, masuk akal untuk menempelkan stiker dengan informasi tentang dokumen apa yang ada di dalam bagian penyimpanan.
