Inventarisasi dokumen adalah buku referensi yang mengungkapkan komposisi dan isi dokumen, mensistematisasikan dan memperhitungkannya dalam seluruh rangkaian dokumen. Penyusunan inventaris merupakan tahap penting dalam pemrosesan dan pemesanan dokumen, yang tujuannya tidak hanya untuk keamanan dokumen, tetapi juga untuk pelaksanaannya yang jelas.
instruksi
Langkah 1
Lakukan pendaftaran daftar dokumen pada kop surat organisasi (jika ada). Ini tidak diperlukan, tetapi persyaratan yang diinginkan untuk dokumen semacam itu. Bagaimanapun, nama organisasi harus ditunjukkan.
Langkah 2
Tuliskan judul, yang harus berisi informasi yang menentukan kepemilikan dokumen yang termasuk dalam inventaris. Misalnya, "Inventarisasi dokumen dalam kasus pidana", "Inventaris dokumen yang tersedia dalam file pengesahan", "Inventaris dokumen untuk visa ke Denmark", dll. Jika organisasi mengkompilasi inventaris secara teratur, tuliskan nomor seri inventaris.
Langkah 3
Buat tabel yang terdiri dari bagian-bagian berikut: "Jumlah p/p", "Nama dokumen", "Jumlah lembar dalam dokumen". Silakan isi semua bidang yang terdaftar. Tambahkan kolom pencarian ke tabel sesuai kebutuhan. Misalnya, Halaman _ sampai _, Nomor Halaman, Nilai, Catatan, dan sebagainya.
Langkah 4
Di bawah tabel, tulis berapa lembar, dokumen, atau salinan yang Anda sertakan dalam inventaris. Tulis dengan angka dan kata: 3 (tiga), 25 (dua puluh lima).
Langkah 5
Lengkapi kompilasi inventaris dengan tanda tangan kepala organisasi, dengan satu atau lain cara bertanggung jawab atas pelaksanaan inventaris ini (inspektur departemen personalia, kepala produksi, dll.). Tuliskan nama lengkap posisi manajer dan transkrip nama belakang, nama depan, dan patronimiknya. Jika perlu, sertakan nama lengkap Anda dalam dokumen. dan tanda tangan orang yang menyerahkan dan menerima dokumen tersebut.
Langkah 6
Juga menunjukkan tanggal dokumen. Itu dapat ditemukan di akhir dan di awal inventaris, baik di sebelah kiri maupun di sebelah kanan dokumen. Stempel organisasi tidak dimasukkan ke dalam inventaris.
Langkah 7
Daftar dokumen dibuat dalam dua salinan: satu tetap di organisasi, yang lain disajikan di tempat permintaan.
