Dokumen kadaluwarsa yang disimpan dalam arsip dapat dimusnahkan, yang dilakukan dalam beberapa tahap. Pertama, dokumen dipilih, komisi dibuat, tindakan dibuat dan penghancuran langsung terjadi pada penghancur kertas.
Diperlukan
- - tindakan penghancuran;
- - tindakan penghancuran;
- - shredder (mesin penghancur kertas).
instruksi
Langkah 1
Semua dokumen arsip tunduk pada revisi tahunan untuk dipilih untuk dimusnahkan. Ini memungkinkan untuk mengosongkan ruang secara tepat waktu untuk dokumen baru yang diterima dari perusahaan untuk penyimpanan arsip.
Langkah 2
Pilih dokumen untuk dihancurkan. Sebagian besar dokumen arsip telah disimpan selama 75 tahun. Pemilihan dokumen dilakukan oleh staf arsip.
Langkah 3
Setelah Anda memilih dokumen, buatlah tindakan pemusnahan. Akta adalah inventaris lengkap dokumen yang akan dimusnahkan. Penting untuk menunjukkan nomor seri setiap dokumen, deskripsi. Di depan setiap dokumen, tunjukkan nomor artikel atau dokumen peraturan yang menjadi dasar penghapusan. Dipandu oleh daftar dokumen khas.
Langkah 4
Perlu diingat bahwa daftar tersebut mungkin tidak memuat nama semua dokumen yang akan dihapus, sehingga arsiparis harus secara mandiri memutuskan pasal atau ketentuan standar mana yang dimiliki oleh dokumen tertentu.
Langkah 5
Tindakan pemusnahan harus disusun sesuai dengan Lampiran No. 4 "Tentang Tata Tertib Penyelenggaraan Kearsipan" Tahun 2002. Dokumen yang lengkap harus ditandatangani oleh semua anggota komisi yang dibuat dan perwakilan resmi dari administrasi arsip.
Langkah 6
Lampirkan tindakan lain pada tindakan yang dieksekusi, yang menunjukkan jumlah total dokumen yang akan dimusnahkan, serta berat totalnya. Jangan lupa bahwa tindakan pertama tanpa yang kedua dianggap tidak sah. Dan jika pelanggaran tersebut ditemukan selama pemeriksaan, denda administratif dapat dikenakan pada perwakilan yang bertanggung jawab dari arsip Anda.
Langkah 7
Anda dapat mempercayakan penghancuran langsung ke organisasi khusus yang menyediakan layanan massal semacam ini dan memiliki penghancur industri, atau Anda dapat melakukan penghancuran sendiri jika organisasi Anda memiliki penghancur sendiri.
