Bentuk-bentuk pertanggungjawaban yang tegas, rusak dalam proses pengerjaan atau tercetak buruk di percetakan, tidak bisa begitu saja dibuang begitu saja. Mereka harus hati-hati dicoret secara diagonal dan disimpan dalam brankas logam.
instruksi
Langkah 1
Formulir pelaporan ketat yang rusak atau tidak lengkap harus disimpan selama lima tahun. Setelah periode ini, atur inventaris formulir, yang harus mengkonfirmasi keberadaan sebenarnya dari dokumen yang rusak atau tidak terpakai yang tidak lagi diperlukan karena alasan obyektif. Alasan semacam itu dapat berupa, misalnya, indikasi pada tanda terima, polis asuransi, formulir faktur untuk hotel, dan bentuk lain dari alamat resmi organisasi yang lama. Selama proses inventarisasi, tetapkan jumlah pasti formulir yang akan dihapus, jumlahnya, identifikasi penyebab kerusakan dokumen. Duri yang tersisa dari formulir sobek yang dikeluarkan oleh organisasi selama kegiatannya juga harus diperiksa.
Langkah 2
Sebulan setelah inventaris, kumpulkan komisi untuk penghancuran formulir pelaporan yang ketat. Komisi harus memeriksa semua formulir yang digunakan dan rusak, jumlahnya dan, berdasarkan pekerjaan yang dilakukan, membuat tindakan penghapusan dan pemusnahan.
Langkah 3
Bentuk akta penghapusan SSO dikembangkan langsung di lembaga. Tetapkan nomor untuk tindakan itu, buat daftar orang yang bertanggung jawab secara materi, tunjukkan nama organisasi. Mulailah teks tindakan dengan mendaftar anggota komisi, menunjukkan nama dan nama keluarga mereka, posisi yang dipegang. Selanjutnya, buat tabel, di kolom pertama yang menunjukkan jumlah formulir, di kolom kedua - alasan penghancuran, dan di kolom ketiga - tanggal penghapusan. Sebutkan dalam angka dan kata-kata jumlah formulir yang akan dimusnahkan, kumpulkan tanda tangan semua anggota komisi, uraikan tanda tangan ini, beri tanggal di akhir akta.
Langkah 4
Atas dasar tindakan yang ditandatangani, hancurkan formulir pertanggungjawaban yang ketat. Pemusnahan berarti pemusnahan fisik media pembawa kertas tempat formulir dicetak, tanpa kemungkinan untuk dipulihkan. Lewati dokumen yang sudah dihapus melalui mesin penghancur kertas atau bakar.
