Meskipun meningkatnya penyebaran manajemen dokumen elektronik, komunikasi antar perusahaan melalui email, korespondensi bisnis tidak kehilangan relevansinya. Lebih dari 80% surat bisnis dicetak di atas kertas dan dikirim melalui pos atau melalui ekspedisi intradepartemen. Bagaimana cara menulis surat yang benar agar mencapai tujuannya, dan tidak dikirim oleh penerima ke tempat sampah?
instruksi
Langkah 1
Saat Anda mulai menulis surat bisnis, ambil kop surat bisnis. Sebagai aturan, formatnya ditentukan dalam instruksi untuk pekerjaan kantor, dicetak di atas kertas A4. Jika pencetakan akan dilakukan pada kop surat yang sudah jadi, jagalah lekukan yang cukup di atas (untuk mengakomodasi rincian perusahaan). Biarkan margin di sebelah kiri - 30mm, di kanan dan bawah - 20mm (lebih kecil, tetapi tidak kurang dari 15mm).
Langkah 2
Saat memilih formulir, tentukan lokasi detailnya (sudut atau memanjang). Jika surat Anda terkait dengan kegiatan produksi dan keuangan, membawa informasi, tawaran kerja sama, ditujukan kepada orang pribadi - lebih baik menggunakan pengaturan sudut detail (di sudut kiri atas lembar).
Rincian penerima tercetak di bagian kiri atas surat. Untuk badan hukum, ini adalah nama organisasi (dalam kasus nominatif), posisi orang yang dituju surat itu (dalam kasus datif). Misalnya, JSC "PavlovskGranit", kepala departemen penjualan Ivanov I. I.
Jika surat itu dikirim ke kepala, nama perusahaan dapat dihilangkan, karena itu termasuk dalam judul posisi (misalnya, "Direktur JSC PavlovskGranit" Sidorov EE).
Langkah 3
Surat ucapan selamat, surat undangan akan terlihat lebih bagus pada kop surat dengan susunan detail memanjang. Dalam kepala surat tersebut, jumlah rincian minimum adalah lambang atau lambang, nama perusahaan, nama singkatan (hanya jika itu diabadikan dalam piagam atau dokumen pemerintahan lainnya), tanggal dan nomor. Alamat, nomor telepon, alamat email organisasi terletak di footer. Dianjurkan untuk menempatkan isi surat seperti itu pada satu lembar.
Langkah 4
Sekarang mulailah menulis surat itu sendiri. Nama dokumen (Surat) tidak perlu dicetak. Pilih font pilihan Anda, jika tidak ditentukan dalam instruksi untuk pekerjaan kantor. Font yang paling umum digunakan adalah Times New Roman, ukuran 12-14.
Langkah 5
Jika itu ditujukan untuk orang tertentu, hubungi dia secara langsung ("Dear Nikolai Ivanovich!") Dan hanya untuk "Anda". Jika tidak, langsung ke teks. Jika hurufnya pendek, ubah spasi baris menjadi 1, 5.
Konten harus jelas, dengan jelas mengungkapkan apa yang Anda inginkan dari penerima.
Langkah 6
Di akhir, tunjukkan posisi kepala yang menandatangani surat itu, nama lengkap (letakkan inisial di depan nama keluarga, misalnya, V. I. Petrov). Di bawah ini adalah koordinat Anda sebagai pemain - nama belakang, nama depan, patronimik, nomor telepon.
