Pertemuan bisnis tidak selalu dianggap wajib oleh mitra bisnis, karena banyak hal yang harus dilakukan. Untuk memastikan bahwa semua orang yang tepat hadir, surat rapat harus disusun secara persuasif. Dengan cara ini Anda dapat memengaruhi perilaku dan rencana orang lain.
instruksi
Langkah 1
Beritahu penerima surat bahwa Anda telah membaca permintaannya. Teknik ini cocok digunakan jika lawan bicara sedang menunggu semacam reaksi, dan akan lebih mudah untuk menyelesaikan pertanyaannya pada pertemuan pribadi. Ambil kesempatan ini, telepon orang itu dan beri tahu mereka bahwa mereka mengirim surat dengan penjelasan. Dalam hal ini, Anda dapat yakin bahwa pesan akan dibaca dengan cermat.
Langkah 2
Mengungkapkan pemahaman tentang masalah yang akan dipecahkan. Jelaskan dalam beberapa kalimat yang Anda bagikan pendapat Anda tentang relevansi dan ketepatan waktu dari pertanyaan yang diajukan.
Langkah 3
Buat daftar manfaat dari hadir di pertemuan yang akan datang. Temukan setidaknya lima alasan mengapa orang tersebut ingin menyisihkan waktu untuk acara tersebut. Alasan-alasan ini harus dirumuskan dari sudut pandang pihak lain. Misalnya, seorang spesialis akan datang yang secara khusus akan memberi nasihat tentang semua masalah, tetapi tidak akan ada kesempatan lain untuk bertemu dengannya dalam waktu dekat. Susun alasan dalam urutan kepentingan yang menurun.
Langkah 4
Beritahu kami tentang argumen tambahan yang mendukung proposal. Sekarang Anda dapat menunjukkan alasan yang tidak begitu penting bagi penerima, tetapi akan memengaruhi perilakunya. Misalnya, seorang direktur departemen diundang ke rapat, yang pasti akan memperhatikan jika seseorang tidak hadir. Agar tidak merusak reputasi Anda, lebih baik tidak melewatkan acara tersebut.
Langkah 5
Tunjukkan metode umpan balik yang sederhana dan mudah diakses. Penerima mungkin memiliki pertanyaan, saran atau klarifikasi. Beri dia kesempatan untuk langsung terhubung dengan orang yang bertanggung jawab, dan tidak mencari informasi kontak.
