Menyimpan catatan akuntansi adalah tugas yang agak melelahkan. Folder dengan faktur untuk beberapa jenis kontrak harus disimpan di organisasi hingga sepuluh tahun, sehingga mereka perlu diarsipkan sehingga dokumen yang diperlukan dapat ditemukan kapan saja.
instruksi
Langkah 1
Memelihara jurnal faktur. Masukkan di sana semua nomor dokumen yang ingin Anda arsipkan. Cara terbaik adalah melakukan ini secara elektronik, dalam program khusus, atau dalam spreadsheet Excel biasa. Masukkan nomor dokumen (biasanya campuran - numerik dan numerik) dan tanggalnya. Dari waktu ke waktu, transfer data ke disk sehingga jika terjadi kerusakan komputer, arsip tetap utuh dan aman.
Langkah 2
Buat beberapa buku besar faktur jika ada lebih dari satu badan hukum di perusahaan. Saat menyusun dokumen, segera berikan nomor yang sesuai. Terapkan konvensi. Misalnya, tandai faktur yang diterbitkan untuk JSC "Zolotaya Antelope" sebagai 123-ZA, dan untuk JSC "Padishah" sebagai 123-P. Pastikan untuk menunjukkan nomor kontrak atau perjanjian yang dibuat faktur ini.
Langkah 3
Ambil faktur untuk diajukan. Buat dua lubang dengan pukulan lubang. Tempelkan dokumen ke dalam folder. Gunakan pengikat tugas berat untuk menghindari kerutan sekuritas Anda. Jangan menjejalkannya terlalu erat.
Langkah 4
Metode penyimpanan kedua ada di folder file. Ambil penutup transparan dan masukkan faktur ke dalamnya. Tempatkan file dalam pengikat dan amankan dengan pemegang khusus.
Langkah 5
Beri label pada setiap folder. Perhatikan faktur badan hukum mana yang disimpan di sana. Tuliskan periode pengumpulan dokumen.
Langkah 6
Silakan kirim faktur yang lebih lama dari tiga tahun ke gudang. Lipat folder dalam kotak kardus yang mudah bernapas. Tunjukkan di dinding jumlah pengikat di dalam dan dari badan hukum mana mereka berasal. Dalam program di mana Anda mendaftarkan dokumen, tandai dokumen mana yang dikirim ke gudang. Jika perlu, selalu mungkin untuk mengambil arsip dan menemukan surat-surat yang diperlukan.
