Aktivitas organisasi mana pun melibatkan bekerja dengan dokumen. Beberapa dari mereka kehilangan relevansinya dari waktu ke waktu dan tidak digunakan dalam pekerjaan. Untuk menyingkirkan kertas yang tidak perlu, mereka biasanya dihancurkan. Pemusnahan dokumen harus dilakukan secara ketat sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam pekerjaan kantor.
Diperlukan
- - tindakan penghancuran;
- - sarana teknis untuk pemusnahan dokumen.
instruksi
Langkah 1
Lihat prosedur untuk menghancurkan dokumen. Ini berlaku untuk dokumen kertas dan yang dibuat dalam bentuk elektronik. Biasanya, dokumen yang telah kehilangan nilai praktisnya dan memiliki masa penyimpanan yang kedaluwarsa akan dimusnahkan. Ini terutama berlaku untuk personel dan dokumen akuntansi.
Langkah 2
Melakukan pemeriksaan terhadap nilai dokumen. Hasil dari itu harus berupa undang-undang tentang peruntukan dan persiapan pemusnahan kertas-kertas yang tidak lagi dapat disimpan. Periode penyimpanan untuk dokumen ditentukan oleh nomenklatur file organisasi Anda saat ini. Dalam beberapa kasus, persyaratan ditentukan menurut undang-undang federal, keputusan pemerintah, daftar dokumen departemen atau standar.
Langkah 3
Buatlah undang-undang pemusnahan dokumen dengan mencantumkan nama unit struktural di depan setiap kelompok judul. Masukkan kasus serupa ke dalam undang-undang di bawah satu judul umum, yang menunjukkan jumlah total kasus. Tindakan tersebut harus ditandatangani oleh karyawan organisasi yang berpartisipasi dalam pemeriksaan nilai dokumen. Setelah itu, tindakan tersebut disetujui oleh kepala.
Langkah 4
Pilih kasus untuk penghancuran menggunakan tampilan halaman. Ini akan memungkinkan Anda untuk tidak melewatkan dokumen yang diperlukan yang secara tidak sengaja masuk ke dalam file. Jika ada bahan yang telah lama berada di lokasi penyimpanan, mereka dapat digulir secara selektif untuk menentukan relevansi dokumen.
Langkah 5
Pilih metode pemusnahan dokumen yang termasuk dalam undang-undang. Mereka dapat dibakar atau digunakan untuk tujuan ini penghancur kertas. Terkadang bahan yang akan dimusnahkan dipindahkan untuk dibuang ke perusahaan khusus, menyusun prosedur dengan sertifikat penerimaan dan faktur yang sesuai. Metode terakhir paling sering digunakan ketika volume dokumentasi signifikan. Untuk memastikan kerahasiaan, pemindahan kasus dan penghancurannya biasanya dilakukan di bawah pengawasan seorang karyawan organisasi.
